De début 2024 à début 2026, la facturation électronique va devenir progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Pour respecter la loi, les sociétés vont devoir émettre, transmettre et recevoir toutes leurs factures dans un format numérique et structuré. Le format Factur-X est actuellement le plus utilisé. Découvrez les détails de ce mode de facturation électronique et tous ses bénéfices !
La nature du format Factur-X : c’est quoi ?
Le format Factur-X a été créé en 2017. Il a été conçu pour répondre aux exigences de la règlementation européenne sur la facturation électronique. La France et l’Allemagne considèrent ce type de facture comme une norme commune.
Une facture respectant le standard Factur-X est composée de deux fichiers. Le premier est un document PDF, qui contient l’image de la facture. Un fichier XML se trouve à l’intérieur du PDF et stocke toutes les informations essentielles de la facture sous forme de données structurées. Ainsi, la facture peut être consultée par un humain comme par un software.
Le but de ce format hybride est de créer une norme européenne, permettant de simplifier l’échange de factures entre les différentes sociétés, quel que soit leur pays d’origine.
Le format Factur-X est universel pour une facturation simple et productive
Les entreprises ne sont pas toutes au même stade de la transition numérique. Certaines possèdent les softwares capables de traiter les factures numériques grâce aux données structurées mais d’autres en sont dépourvues. Elles vous demandent donc des documents différents, ce qui vous force à répondre à leurs besoins au cas par cas.
Le format Factur-X permet d’éviter ce problème. En effet, ces factures hybrides sont lisibles par les humains et par les logiciels. Par conséquent, vous pouvez envoyer le même fichier aux sociétés qui veulent recevoir une facture par télétransmission et à celles qui demandent un fichier PDF. Gérez vos factures beaucoup plus facilement et réalisez des gains de productivité considérables !
Optimisez le temps et les coûts liés à la facturation
En employant le format Factur-X, vous pouvez automatiser le processus de facturation de votre entreprise. Le recours à ces factures électroniques vous permet de limiter la saisie manuelle et les autres tâches chronophages. Ainsi, vous réduisez considérablement le risque d’erreurs et vous réalisez des gains de temps considérables (environ 30%, par rapport à une facture traditionnelle).
Grâce au format Factur-X, vous pouvez également optimiser les dépenses liées à la facturation. L’emploi de ces factures électroniques vous permet d’accélérer considérablement les démarches administratives et financières liées à la facturation. Vous diminuez ainsi vos coûts d’au moins 50%, par rapport à la facturation papier (économie de papier, d’encre, etc.). Par ailleurs, comme vous envoyez les factures plus rapidement, avec la possibilité de payer en ligne, le délai de règlement est également raccourci.
Vous pouvez consacrer les ressources économisées à des tâches à plus haute valeur ajoutée et améliorer la rentabilité de votre entreprise.
Authentifiez vos factures et sécurisez vos paiements
Le format Factur-X vous permet d’éviter les fraudes et de sécuriser vos transactions, en garantissant l’exactitude des données de facturation et le suivi des informations. En archivant ces factures de façon numérique, vous êtes certain de ne pas les perdre tant que vous en aurez besoin et vous pourrez certifier l’authenticité et le contenu de chacune d’entre elles. Grâce à ces avantages et à la diminution des erreurs, la quantité de litiges liés à la facturation diminue considérablement.
Factur-X, un format répandu et intégré dans la plupart des logiciels de gestion
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui fournissent l’État doivent émettre leurs factures au format électronique. La dématérialisation de vos factures n’est donc pas une exigence nouvelle. Factur-X n’est pas le seul format de facture électronique, mais il est actuellement le plus courant. Par conséquent, de nombreux éditeurs de logiciels de gestion l’ont intégré à leur solution, afin de répondre aux besoins de leurs clients. C’est donc le format le plus pratique pour passer à la facture électronique.
La dématérialisation rend Factur-X incontournable. Mais, au-delà des exigences légales, ce format vous garantit de nombreux bénéfices, qui sont autant de raisons de l’adopter dès que possible, pour optimiser votre processus de facturation.
MCN commercialise des logiciels de gestion qui permettent de générer des documents au format Factur-X. N’hésitez pas à nous contacter pour faire appel à nos services !
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