5 raisons d’utiliser un coffre-fort numérique dans une entreprise

Vous souhaitez numériser les documents administratifs de votre entreprise pour faciliter leur gestion ? Découvrez les 5 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un coffre-fort numérique !

Les données stockées sur un coffre-fort numérique sont faciles d’accès et parfaitement sécurisées. Cet outil permet de faciliter la communication interne et la gestion administrative de votre entreprise et de faire des économies appréciables. Par ailleurs, il s’agit d’une solution écologique, ce qui vous permet de prendre soin de la planète mais aussi de votre image de marque.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique : définition

Un coffre-fort numérique est un espace de stockage de documents en ligne hautement sécurisé. Son objectif premier est de garantir la confidentialité et l’intégrité des documents stockés : il doit donc répondre à certaines exigences officielles (ex : conformité au chiffrement des données imposées par l’ANSSI, RGPD, norme AFNOR, etc.). Il est personnel à chaque individu. L’authenticité des documents est garantie grâce à un scellement numérique (signature électronique, horodatage et calcul d’empreinte numérique).

Une entreprise peut mettre un coffre-fort numérique à disposition de chacun de ses salariés, pour leur envoyer des documents (bulletins de salaire, contrat de travail, documents personnels, etc.) qu’ils peuvent consulter et archiver facilement. Un entrepreneur peut également s’en servir pour stocker des éléments essentiels à la bonne marche de sa société (documents comptables, documents fiscaux, etc.).

Le coffre-fort numérique permet un accès facile aux bulletins de paie et autres documents

L’un des principaux avantages du coffre-fort numérique est qu’il vous permet de centraliser tous vos documents dans un seul espace, très facile d’accès. Son propriétaire peut consulter les données sur son coffre-fort, où qu’il se trouve et quel que soit l’appareil qu’il utilise. Un salarié peut également y intégrer des papiers très facilement et le coupler avec d’autres organismes, pour y stocker des documents différents (ex : factures d’électricité). 

L’accessibilité de ces documents est garantie sur le long terme, puisqu’un coffre-fort numérique est créé pour la vie. Un salarié peut donc continuer à le consulter, même en cas de licenciement, de déménagement ou de reconversion.

Le coffre-fort numérique garantit la sécurité de vos documents

L’un des premiers buts du coffre-fort numérique est de sécuriser vos documents. Chaque espace de stockage est personnel et son propriétaire est le seul à y avoir accès. L’espace de stockage est conforme à la RGPD et possède des dispositifs fiables pour garantir la sécurité d’accès (double authentification, etc.).

Utiliser un coffre-fort numérique vous permet d’assurer l’authenticité et la traçabilité de vos documents. Vous ne risquez plus de les perdre, de vous les faire voler ou de les voir détruits.

Le coffre-fort numérique facilite la communication interne et la gestion d’une entreprise

Le coffre-fort numérique est un outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs relations humaines. En effet, tous les documents de son propriétaire y sont centralisés et consultables immédiatement, dès leur réception. Cela permet d’accélérer, de fiabiliser et d’optimiser de nombreux processus qui seraient des sources potentielles d’erreurs et de pertes de temps, si le format papier était conservé. 

L’envoi des bulletins de salaires en est un excellent exemple. Au format papier, il faut les remettre en mains propres à chaque membre de l’entreprise où les envoyer par courrier, avec les risques que cela implique (retards, perte, etc.). Avec un coffre-fort numérique, l’entreprise peut envoyer le bulletin de salaire à chaque employé et signaler sa disponibilité immédiate grâce à une notification, donnant toutes les informations nécessaires. Cela permet de rendre la gestion des documents et la communication interne beaucoup plus efficace.

L’emploi des coffres-forts numériques, un facteur d’économie pour les entreprises

Le coffre-fort numérique est un outil qui permet aux entreprises de faire des économies substantielles. En effet, la création d’un document papier est beaucoup plus chronophage et onéreuse que celle d’un fichier numérique. Vous économisez les frais d’impression (papier, encre, etc.) et optimiserez les dépenses de stockage, par exemple. En outre, vous n’aurez pas à accomplir de nombreuses tâches peu productives mais gourmandes en temps qu’exigent les documents physiques. 

Vos chargés RH pourront régler toutes les démarches rapidement, depuis leur ordinateur. Vos frais administratifs seront donc réduits et vous pourrez utiliser le temps gagné pour des tâches à plus grande valeur ajoutée.

Une solution moderne et écologique, qui peut embellir votre image de marque

Le coffre-fort numérique est une partie intégrante de la digitalisation de la vie économique. C’est aussi un outil écologique, qui permet d’éviter l’utilisation de grandes quantités de papier, dans un contexte où ce type d’enjeu devient de plus en plus important. L’adopter c’est ajouter une aura de modernité et de responsabilité à votre image de marque, ce qui bénéficiera à votre entreprise, surtout auprès des salariés. De plus, leur fournir un espace de stockage sécurisé gratuitement renforcera leur fidélité !

Ces 5 avantages montrent tous les bénéfices de l’utilisation de coffres-forts numériques pour une entreprise. La société en profitera autant que les salariés. N’hésitez pas à contacter MCN si vous avez plus de questions ou si vous souhaitez acheter une solution de coffre-fort numérique !